ISO 27001 & BS 25999

Menadžment vam je u zadatak dao da implementirate kontinuitet poslovanja, ali niste sasvim sigurni kako ćete to učiniti? Iako to nije lak zadatak, možete se poslužiti metodologijom iz norme BS 25999-2 kako biste si olakšali život – u nastavku se nalaze glavni koraci nužni za implementaciju te norme:

1. Osigurajte podršku menadžmenta

Iako to nije obavezni korak prema BS 25999-2, sigurno je ključan za sam početak – ako menadžment ne razumije koristi koje donosi kontinuitet poslovanja i ako nije predan tom projektu, vaš projekt najvjerojatnije neće uspjeti.

2. Primijenite projektni pristup

Za uspostavu sustava za upravljanje kontinuitetom poslovanja (BCMS) bit će potrebno dosta vremena i resursa – morate jasno definirati što se mora učiniti, u kojem vremenskom roku i koje su uloge u provedbi projekta. Drugim riječima, morate primijeniti metode upravljanja projektima.

3. Definirajte ciljeve i opseg; sastavite Politiku upravljanja kontinuitetom poslovanja

Morate definirati što želite postići BCMS-om – sukladnost, smanjenje razine rizika, zahtjevi klijenata/partnera, itd. Također morate definirati što ćete uključiti u svoj BCMS – čitavu organizaciju ili samo jedan njezin dio. Na primjer, možda ćete odlučiti da ćete uključiti samo podatkovni centar ako svojim klijentima pružate usluge hostinga. Sve to treba dokumentirati u Politici upravljanja kontinuitetom poslovanja (Politika BCM-a).

4. Definirajte uloge i odgovornosti za BCMS

Budući da će BCMS postati stalna aktivnost u vašoj organizaciji, morate jasno definirati odgovornosti, osobito za “sponzora” BCMS-a (netko tko je odgovoran za BCMS, ali nije uključen u svakodnevne aktivnosti oko BCMS-a) te “koordinatora upravljanja BCM-om”, “menadžera upravljanja BCM-om” ili neku sličnu funkciju – jedna ili više osoba s aktivnim zaduženjima oko BCMS-a. Te uloge i odgovornosti je najbolje definirati kroz Politiku BCM-a.

5. Implementirajte obavezne procedure

Norma BS 25999-2 propisuje implementaciju sljedeće četiri obavezne procedure: upravljanje dokumentima i zapisima, interni audit, preventivne i korektivne mjere. Te procedure zapravo tvore temelj vašeg sustava upravljanja, slično kao u  ISO 27001 ili ISO 9001.

6. Provedite analizu utjecaja na poslovanje i procjenu rizika

Pomoću analize utjecaja na poslovanje morate odrediti kritične aktivnosti, maksimalno tolerirano vrijeme njihovog prekida, međuovisnosti između takvih kritičnih aktivnosti (uključujući i ovisnosti o dobavljačima i outsourcing partnerima), kao i postaviti ciljana vremena oporavka.

Provedbom procjene rizika zapravo ćete saznati koji bi mogli biti uzroci prekida vaših kritičnih aktivnosti – oni mogu biti prirodne, ali i ljudske aktivnosti, i to zlonamjerne ili slučajne. Također biste morali provesti i obradu rizika, što znači da morate odlučiti kako ćete smanjiti vjerojatnost da nešto pođe po zlu. Nažalost ova norma ne definira procjenu i obradu rizika na najbolji način pa bi bilo dobro da pogledate normu ISO 27001 koja ih opisuje mnogo detaljnije.

7. Određivanje strategije kontinuiteta poslovanja

Prije nego krenete s pisanjem planova kontinuiteta poslovanja, morate odrediti koji će vam resursi biti potrebni za ponovno uspostavljanje kritičnih aktivnosti – koji ljudi, lokacije, podaci, hardver, softver, dobavljači, oursourcing partneri, itd.

Strategija kontinuiteta poslovanja mora odrediti ne samo ono što vam je potrebno, nego i kako ćete osigurati te resurse.

8. Pisanje planova za upravljanje incidentima i planova kontinuiteta poslovanja

Svrha planova za upravljanje incidentima je opisati kako ćete izravno reagirati na pojavu incidenta (npr. požar, potres, prijetnja bombom, nestanak struje, itd.) kako biste spriječili njegovo širenje i pokušali smanjiti izravne učinke.

S druge strane, svrha planova kontinuiteta poslovanja je opisati  kako ćete oporaviti svoje kritične aktivnosti – kako ćete aktivirati sve resurse koje ste pripremili. To znači da morate opisati tko će što raditi, u kojem vremenu, uz pomoć kojih podataka i tehnologije kako bi vaša organizacija ponovno profunkcionirala.

Sve te planove treba detaljno opisati jer se moraju izvršavati čak i u slučaju da nema glavnog osoblja – zbog toga ih treba pisati tako da ih može provesti i netko drugi.

9. Obučavanje i osvješćivanje

Morate definirati kompetencije potrebne za izvršavanje planova kontinuiteta poslovanja u slučaju prekida i zatim provesti obuku svog osoblja (kako zaposlenika tako i vanjskih partnera) da bi se postigla ta razina kompetencije.

Međutim, to nije dovoljno – osoblju ćete još morati objasniti zašto je upravljanje kontinuitetom poslovanja nužno. Budimo realni, svoje ćete planove kontinuiteta poslovanja primijeniti možda jednom u životu pa će ih većina zbog toga smatrati gubitkom vremena. Zato im morate objasniti zašto tako nešto postoji. (Vidi također Upravljanje kontinuitetom poslovanja – kako izići na kraj sa skepticima?)

10. Vježbanje BCM-a

Ako ste pomislili da ste napisali savršene planove, vjerojatno griješite – gotovo je nemoguće odmah na početku sastaviti plan bez greške. Zbog toga je vježbanje obavezni dio BCMS-a – planove morate testirati u situaciji koja više ili manje nalikuje stvarnom prekidu. Tek ćete tada znati što ste planirali dobro, a što niste.

11. Održavanje i pregledavanje BCMS-a

Još jedan način kako svoj BCMS možete stalno održavati ažurnim je definiranje intervala u kojima ćete pregledavati svoje planove kontinuiteta poslovanja, ali i druge aranžmane (npr. ugovore s dobavljačima i outsourcing partnerima, obučavanje i osvješćivanje itd.). Različite promjene u okolini prijete da vaša dokumentacija postane zastarjela – dovoljno je da neki zaposlenik napusti tvrtku pa da vam u planu ostane neupotrebljivi telefonski broj ako je ta osoba imala ulogu u BCMS-u.

Također je obavezno provesti pregled nakon incidenta ako je stvarno došlo do incidenta – njegova svrha je saznati kako je organizacija stvarno reagirala – je li slijedila planove ili ne.

12. Interni audit

Svrha internog audita  je saznati  je li sve u redu, na objektivan način – interni auditor mora biti osoba koja treba saznati je li nešto  u vašem BCMS-u učinjeno pogrešno kako bi se to moglo ispraviti. Ako se učini kako treba, interni audit može biti jedan od najboljih načina da poboljšate svoj BCMS. (Nedoumice vezane za interne auditore po normi ISO 27001 i BS 25999-2)

13. Pregled od strane menadžmenta

Kako je već rečeno, vrlo je važno da se menadžment uključi u projekt – pregled od strane menadžmenta služi upravo tome. Norma propisuje da menadžment mora ispitati sve relevantne činjenice o upravljanju kontinuitetom poslovanja i odlučiti je li ono ispunilo svoju svrhu. Kad je to učinjeno, menadžment mora donijeti odluku o tome koja poboljšanja treba provesti.

14. Preventivne i korektivne mjere

Najbolje bi bilo spriječiti da se pogreške (ili “nesukladnosti” u terminologiji norme BS 25999) događaju – tome služe preventivne mjere. One predstavljaju sustavan način ispravljanja stvari prije nego dođe do problema. Slično preventivnim mjerama, tu su i korektivne mjere koje rješavaju problem koji se već dogodio.

Sad je pitanje: zašto biste uopće koristili normu BS 25999-2? Iako ona (još uvijek) nije međunarodna norma, radi se o najpopularnijoj normi za kontinuitet poslovanja u cijelom svijetu. Navedene korake osmislili su najbolji stručnjaci s područja kontinuiteta poslovanja pa ako želite implementirati najbolje prihvaćene prakse za kontinuitet poslovanja, ne morate tražiti dalje.

Ovdje možete preuzeti dijagram Proces implementacije norme BS 25999-2 u kojem su svi ovi koraci grafički prikazani zajedno s potrebnom dokumentacijom (potrebno je registrirati se).

Jeste li ikada čuli rečenice poput “To se ne može provesti”, “Ovo nema smisla” ili “U slučaju ozbiljne havarije sve će biti uzalud”? Ako ste provodili projekte upravljanja kontinuitetom poslovanja, vjerojatno jeste. Naravno, takav pristup ne bi pomogao vašem projektu – zato ovdje navodim nekoliko savjeta kako odgovoriti takvim skepticima.

“Ako dođe do havarije, bespomoćni smo”

Ovo ćete najčešće čuti. U tome možda ima istine ako niste ozbiljno pripremili strategiju kontinuiteta poslovanja i planove kontinuiteta poslovanja uzimajući u obzir sve moguće scenarije. Ako ste to ipak učinili, možete im objasniti da ste pripremili rezervnu lokaciju koja je dovoljno udaljena tako da može podnijeti bilo koju havariju, da ste napravili sigurnosne kopije podataka, da ste osigurali zamjenu za svakog zaposlenika u organizaciji, da imate alternativne dobavljače za sve kritične usluge i sl.

“U slučaju atomskog rata, to ne može funkcionirati”

Osim ako niste dio vojne industrije, zar bi to uopće bilo bitno? U slučaju ovakve katastrofe vaše poslovanje ionako više ne bi imalo smisla.

“Ne vidimo svrhu”

Nadajte se da nikada nećete morati primijeniti kontinuitet poslovanja. Ne spominjući opće poznate primjere poput napada 11. rujna ili uragana Katrina, dovoljno je pitati – jeste li vam ikad nestala struja? Je li vam se ikada pokvario server? Ili možda računalo na kojem su bili pohranjeni važni podaci? Jeste li ikada čuli da je neka zgrada izgorjela do temelja? Dovoljno je čitati crnu kroniku kako biste shvatili da se takve stvari mogu svakome dogoditi.

“Provest ćemo to samo da auditor bude zadovoljan”

Izokrenuli ste prioritete. Ako sve učinite kako treba, zaštitit ćete sebe, a i vaš će auditor biti zadovoljan.

“Ne možemo predvidjeti sve incidente”

To je istina, barem u početku. Ali ako pravilno provedete procjenu rizika, konzultirate literaturu i upotrijebite razne resurse te redovito pregledavate procjenu, vrlo ćete vjerojatno s vremenom moći uzeti u obzir sve moguće rizike. Kad ih jednom prepoznate, možete pripremiti odziv.

“U opasnim situacijama ljudi se brinu za svoje obitelji, a ne za posao”

To je također istina. Tko u slučaju potresa ne bi nazvao svoju obitelj da provjeri je li s njima sve u redu? Međutim, taj ćete problem riješiti tako da vrlo pažljivo isplanirate tko nakon incidenta smije ići kući, a tko mora ostati rješavati situaciju, i da se pobrinete se za obitelj zaposlenika koji moraju ostati (npr. tako što ćete taj zadatak povjeriti nekom drugom zaposleniku).

“U kriznim situacijama ljudi reagiraju iracionalno”

Ovo je definitivno istina. Ali ako zaposlenike (i dobavljače/partnere) redovito obučavate i vježbate planove kontinuiteta poslovanja, oni će se naučiti na stresne situacije pa će kod pojave takve situacije vjerojatno pravilno reagirati.

Ako ste već provodili slične projekte, znate koliko je osviještenost važna. Ako vaši suradnici ne prepoznaju smisao takvih projekata, imat ćete velikih poteškoća u njihovoj implementaciji, da ne spominjem da bi vaš projekt mogao i potpuno propasti – zato unaprijed morate dobro razmisliti o osvješćivanju.

Pogledajte i naš webinar Osnove BS 25999-2 – 2. dio: Strategija kontinuiteta poslovanja (seminar uz naplatu).

Razmišljate o uvođenju norme za upravljanje kontinuitetom poslovanja/norme BS 25999-2? No onda saznate da će vas to puno koštati? Koštati vas vjerojatno hoće, ali ne nužno onoliko koliko ste mislili – to možete riješiti dobrom strategijom kontinuiteta poslovanja.

Norma BS 25999-2 strategiju kontinuiteta poslovanja definira kao “pristup organizacije koji osigurava njezin oporavak i kontinuitet u slučaju havarije ili drugih većih incidenata ili prekida u poslovanju”. Poanta je, dakle, da se na najbolji mogući način pripremite na djelovanje u slučaju havarije. Priprema može uključivati organizacijske mjere (pisanje planova, sklapanje ugovora s dobavljačima/partnerima, vježbanje, pregled, osvješćivanje itd.) i ulaganje u opremu, infrastrukturu itd.

Vrijeme je vrlo važan faktor u oporavku – ako svoje poslovanje ne oporavite u razumnom roku, vjerojatno ćete izgubiti klijente, a time i posao. Zato se u strategiji kontinuiteta poslovanja mora postaviti ciljano vrijeme oporavka za svaku kritičnu aktivnost, s tim da to vrijeme može biti različito za pojedine aktivnosti.

Ima još jedna stvar koju treba uzeti u obzir: što je ciljano vrijeme oporavka kraće, potrebna je veća investicija  – na primjer, ako podatkovni centar želite oporaviti za manje od sat vremena, morat ćete investirati u rezervnu lokaciju koja će biti opremljena gotovo isto kao i primarna lokacija; s druge strane, ako podatkovni centar želite oporaviti unutar dva tjedna, investicija će biti puno manja jer će biti dovoljno na rezervnoj lokaciji pohraniti samo sigurnosne kopije, što vam ostavlja dva tjedna za nabavku potrebne opreme. To znači da ciljano vrijeme oporavka ne biste trebali postavljati ni na jako dugi, ali ni jako kratki rok.

Nešto ćete ipak morati investirati nakon što odredite ciljano vrijeme oporavka. Dobra strategija kontinuiteta poslovanja pomoći će vam doduše da tu investiciju umanjite i da svejedno budete u stanju oporaviti svoje kritične aktivnosti unutar ciljanog vremena oporavka. Evo nekoliko primjera:

• možda vam na rezervnoj lokaciji ne treba vlastiti podatkovni centar – u većini zemalja moguće je takvu lokaciju unajmiti od specijalizirane tvrtke, što znači da ne morate investirati u infrastrukturu, možda čak ni u opremu ili softver,
• možda vam na rezervnoj lokaciji ne trebaju uredi– zaposlenici koji ne posluju direktno s klijentima mogu raditi od kuće,
• možda vam uopće ne treba rezervna lokacija ako ostale poslovne jedinice imate na raznim lokacijama koje mogu preuzeti kritične aktivnosti pogođene havarijom,
• opremu možda ne morate kupovati unaprijed ako pronađete dobavljača koji može jamčiti isporuku opreme unutar vašeg ciljanog vremena oporavka,
• itd.

Svi ovi primjeri zahtijevaju povećanje vaših organizacijskih mogućnosti, ali ako želite uštedjeti nešto novca, vrijedi o tome razmisliti.

Pogledajte i naš webinar Osnove BS 25999-2 – 2. dio: Strategija kontinuiteta poslovanja (seminar uz naplatu).